Réunion bilan Capitole du Libre¶
Présents : Antoine Lubineau, Lionel Porcheron, Guillaume Gasnier, Aymeric Petit, Alexandre Guy, Emmanuelle Helly, Pierre Apap, Fabien Adam, Nicolas Tissot, Jean-Nicolas Artaud
Compta¶
Bilan financier (estimation)¶
| Charges | Montants |
|---|---|
| t-shirt cdl | 1200€ |
| samedi midi repas | |
| b&c | 250€ |
| reste pizza | 500€ |
| samedi soir b&c + vin | 1200€ |
| Dimanche midi repas | |
| pizza | 400€ |
| paëlla | 50€ |
| buvette | 400€ |
| Déplacement | 3000€ |
| Hotel | 1000€ |
| (+180€ pas encore) Impression | 550€ |
| Loyer N7 | 1000€ |
| Poste de secours | 1000€ |
| Boutique Freewear | 2000€ |
| total environ | 13000€ |
Bilan charges au total (max) 13k€
Récupérer montant exact pour la boutique Freewear
Note de frais restant : José Luis & Yoann Bezille ; Aymeric ; Guillaume ; Lionel
| Produits | Montants |
|---|---|
| Sponsor | 5400€ |
| mairie | 4000€ |
| PLM | 300€ |
| repas dimanche midi (5€ le ticket) | 250€ |
| t-shirt cdl | 150€ |
| de dons | 50€ |
| buvette | 500€ |
| boutique | 1400€ |
| adhésions | 300€ |
| total | 12350€ |
- Participation Libre Nécessaire : très utile au final, merci à Sylvère pour la diffusion dans la salle
- T-shirts CDL : bonne idée, à laisser dans la caisse Toulibre à la vente
En conclusion : Compta / budget = ok (si on a la sub :))
Sponsoring¶
Envoyer dossier sponsoring avant fin mars (même avec date provisoire - ie "en novembre")
Faire une etude sur l'impact pour virer la différence sponsoring grand compte/PME ?
Site internet¶
Informations à faire renseigner : Vile de départ ; Disponibilités
Finir l'appel à conf 15/09 maxi
Si les intervenants prennent leur billet, on fixe une limite : 200€ ?
Orga en amont¶
Chiliproject +1000000000000000 !
Captation vidéo¶
Demander ce qui sort du PC
Micro sans fils cravate, à louer ?
Demander aux intervants si ils ont du son qui sort du PC
Site web¶
Avoir les numéro de tel ds bénévoles et orateurs
Benevoles¶
Savoir qui sera où (buvette/boutique/salles/etc), nécessité d'un planning bénévoles à l'avance
Bénévoles par thématique (track) => à trouver dès le mois de mars.Leur rôle:
- contacter les intervenants
- faire les choix et la plannification des conférences (qq du kernel pour coordonner entre les thématiques, pour éviter d'avoir 2 conférences similaires)
- commander les billets pour leur venue, connaître leurs contraintes
- important d'avoir un backup
Remarque¶
ARU2L (le toulibre aveyronnais, le truc d'alex :D ) => essayer de faire des actions avec eux :-) (de l'aligo ? ^^)
Ils ont déjà organisé des concerts de musique libre !
ENSEEIHT¶
Nouveau directeur N7 en janvier : Jean François Rochon
-> Discuter avec pour être sûr qu'il est toujours ok : alex/id2ndr #293
Conf¶
Pas de bénévoles dans toutes les salles des conf, mais avec 2 bénévoles respo de chaque thématique très en amont dans l'orga, cela devrait solutionner ce problème.
Logistique¶
Penser à la clef de la reserve du foy'
Numéro de téléphone¶
- 1 seul numéro pour une "astreinte" (numéro de tel matos/NOC/... inutile)
- Plusieurs numéro pour les ascenseurs ? (ou un seul mais plusieurs personnes qui se répartissent ?)
- Noter le numéro de téléphone pour l'accès ascenseur ... sur les ascenseurs !!
- numéros sur le badge : ok, même si ça a peu servi