Réunion 6 mai 2015¶

• Lieu : N7 or not N7 ?
• Thématiques
• Budget
• Avancement

Présents : Aymeric, Antoine, Lionel, Emmanuelle, Christophe B., Guillaume, Fabien

Lieu : N7 ?¶

Lionel a rencontré le directeur de l'N7, qui ne connaissait pas le Capitole du Libre (il a pris ses fonctions en janvier).
Pas de problème pour nous héberger, mais depuis Vigipirate, ils souhaitent une liste d'inscrits.

Questions à poser :

• Comment gère-t'on les non inscrits qui viennent le jour J ?
• Doit-on fournir la liste des inscrits ?
• a-t'il conscience du nombre de personnes accueillies ?
• Doit-on vérifier absolument que les personnes entrantes sont inscrites ?

Problèmes :

• Contre le système d'inscription si ce n'est pas possible de s'inscrire le jour même.
• Problème de fluidité à l'entrée s'il faut vérifier que les personnes sont inscrites.

Remarque : au niveau accessibilité, il y a un référent handicap à l'ENSEEIHT que l'on pourra contacter.

Si on dit non ?¶

Si on change de lieu, il faut "tout refaire" : l'organisation du CDL est vraiment beaucoup aidée par les clubs, et le lieu est maîtrisé.

Actuellement, le budget lieu : 1900€ (chauffage + sécurité à l'N7)

Autres possibilités :

• Bâtiment Olympe de Gouges au Mirail
• Paul Sab ?
• Supinfo (minimes) ou Ingésup
• ESC
• Manufacture des tabacs

Pour des structures publiques le même problème sera posé.

TODO : prendre rendez-vous avec le directeur de l'N7, M. Tannou, d'ici fin mai -> Lionel demandera des dates de dispos, pour qu'on puisse venir à 2 ou 3

Thématiques¶

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Transcrit sur Thématiques

Si on fait le Capitole du Libre à l'N7, Lionel suggère de commencer les ateliers dès le samedi matin. Les ateliers pourraient occuper les salles 30x, et les conférences nécessitant plus de place, les salles 20x.

TODO :

• appel à bénévoles sur toulibre-annonces -> inscription sur capitoledulibre@ -> manue
• trouver des respos tracks pour toutes les tracks qui n'en ont pas, et des respos en plus si besoin pour les autres

Budget¶

Voir document bientôt en ligne.

Dépenses¶

Idée de proposer des food trucks pour le manger le samedi midi et le dimanche midi.
Idée de faire des ateliers dès le samedi matin, donc besoin de food trucks le samedi midi.

On peut éventuellement faire des bons pour les bénévoles et les intervenants (conf, atelier, stands ?) pour les food trucks ? à calculer

idées de goodies : http://www.freeguras.com/shop/en/

Recettes¶

Il va falloir augmenter les sponsors.
Lionel présente d'autres événements à titre de comparaison, mais la plupart sont payants. :
http://paste.ubuntu.com/10999594/

Proposition de niveaux de sponsor par Lionel : ajout de 2 niveaux de sponsors
Autres idées de contreparties :

• salle dédié
• logo de tout le monde sur le programme papier
• Publication de leur communiqué de presse sur leur participation à l'événement

Logo or: + cher et moins de contreparties ? remettre le stand, 1 table pour Or, 2 pour les suivants

TODO : lionel remet ça en forme avec les suggestions