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Réunion 6 mai » Historique » Version 6

Emmanuelle numahell, 12/05/2015 13:47

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h1. Réunion 6 mai 2015
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* Lieu : N7 or not N7 ?
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* [[Thématiques]]
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* Budget
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* Avancement
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Présents : Aymeric, Antoine, Lionel, Emmanuelle, Christophe B., Guillaume, Fabien
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h2. Lieu : N7 ?
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Lionel a rencontré le directeur de l'N7, qui ne connaissait pas le Capitole du Libre (il a pris ses fonctions en janvier).
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Pas de problème pour nous héberger, mais depuis Vigipirate, ils souhaitent une liste d'inscrits.
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Questions à poser :
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* Comment gère-t'on les non inscrits qui viennent le jour J ?
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* Doit-on fournir la liste des inscrits ?
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* a-t'il conscience du nombre de personnes accueillies ?
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* Doit-on vérifier absolument que les personnes entrantes sont inscrites ?
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Problèmes :
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* Contre le système d'inscription si ce n'est pas possible de s'inscrire le jour même.
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* Problème de fluidité à l'entrée s'il faut vérifier que les personnes sont inscrites.
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Remarque : au niveau accessibilité, il y a un référent handicap à l'ENSEEIHT que l'on pourra contacter.
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h3. Si on dit non ?
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Si on change de lieu, il faut "tout refaire" : l'organisation du CDL est vraiment beaucoup aidée par les clubs, et le lieu est maîtrisé.
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Actuellement, le budget lieu : 1900€ (chauffage  + sécurité à l'N7)
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Autres possibilités :
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* Bâtiment Olympe de Gouges au Mirail
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* Paul Sab ?
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* Supinfo (minimes) ou Ingésup
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* ESC
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* Manufacture des tabacs
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Pour des structures publiques le même problème sera posé.
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TODO : prendre rendez-vous avec le directeur de l'N7, M. Tannou, d'ici fin mai -> Lionel demandera des dates de dispos, pour qu'on puisse venir à 2 ou 3
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h2. Thématiques
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"pad":https://annuel.framapad.org/p/cdl2015-thematiques
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Transcrit sur [[Thématiques]]
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Si on fait le Capitole du Libre à l'N7, Lionel suggère de commencer les ateliers dès le samedi matin. Les ateliers pourraient occuper les salles 30x, et les conférences nécessitant plus de place, les salles 20x.
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TODO : 
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* appel à bénévoles sur toulibre-annonces -> inscription sur capitoledulibre@ -> manue
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* trouver des respos tracks pour toutes les tracks qui n'en ont pas, et des respos en plus si besoin pour les autres
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h2. Budget
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Voir document bientôt en ligne.
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h3. Dépenses
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Idée de proposer des food trucks pour le manger le samedi midi et le dimanche midi.
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Idée de faire des ateliers dès le samedi matin, donc besoin de food trucks le samedi midi.
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On peut éventuellement faire des bons pour les bénévoles et les intervenants (conf, atelier, stands ?) pour les food trucks ? à calculer
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idées de goodies : http://www.freeguras.com/shop/en/
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h3. Recettes
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Il va falloir augmenter les sponsors.
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Lionel présente d'autres événements à titre de comparaison, mais la plupart sont payants. :
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http://paste.ubuntu.com/10999594/
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Proposition de niveaux de sponsor par Lionel : ajout de 2 niveaux de sponsors
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Autres idées de contreparties :
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* salle dédié
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* logo de tout le monde sur le programme papier
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* Publication de leur communiqué de presse sur leur participation à l'événement
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Logo or: + cher et moins de contreparties ? remettre le stand, 1 table pour Or, 2 pour les suivants
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TODO : lionel remet ça en forme avec les suggestions