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CRreu-2014-1125 » History » Version 8

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Emmanuelle numahell, 11/26/2014 05:40 PM


Réunion bilan Capitole du Libre

Compta

Bilan financier (estimation)

Charges Montants
t-shirt cdl 1200€
samedi midi repas
b&c 250€
reste pizza 500€
samedi soir b&c + vin 1200€
Dimanche midi repas
pizza 400€
paëlla 50€
buvette 400€
Déplacement 3000€
Hotel 1000€
(+180€ pas encore) Impression 550€
Loyer N7 1000€
Poste de secours 1000€
Boutique Freewear 2000€
total environ 13000€

Bilan charges au total (max) 13k€
Récupérer montant exact pour la boutique Freewear
Note de frais restant : José Luis & Yoann Bezille ; Aymeric ; Guillaume ; Lionel

Produits Montants
Sponsor 5400€
mairie 4000€
PLM 300€
repas dimanche midi (5€ le ticket) 250€
t-shirt cdl 150€
de dons 50€
buvette 500€
boutique 1400€
adhésions 300€
total 12350€
  • Participation Libre Nécessaire : très utile au final, merci à Sylvère pour la diffusion dans la salle
  • T-shirts CDL : bonne idée, à laisser dans la caisse Toulibre à la vente

En conclusion : Compta / budget = ok (si on a la sub :))

Sponsoring

Envoyer dossier sponsoring avant fin mars (même avec date provisoire - ie "en novembre")

Faire une etude sur l'impact pour virer la différence sponsoring grand compte/PME ?

Site internet

Informations à faire renseigner : Vile de départ ; Disponibilités

Finir l'appel à conf 15/09 maxi

Si les intervenants prennent leur billet, on fixe une limite : 200€ ?

Orga en amont

Savoir qui sera où (buvette/boutique/salles/etc), nécessité d'un planning bénévoles à l'avance
Chiliproject +1000000000000000 !

Captation vidéo

Demander ce qui sort du PC
Micro sans fils cravate, à louer ?
Demander aux intervants si ils ont du son qui sort du PC

Site web

Avoir les numéro de tel ds bénévoles et orateurs

Benevoles

Bénévoles par thématique (track) => à trouver dès le mois de mars.
Leur rôle:
  • contacter les intervenants
  • faire les choix et la plannification des conférences (qq du kernel pour coordonner entre les thématiques, pour éviter d'avoir 2 conférences similaires)
  • commander les billets pour leur venue, connaître leurs contraintes
  • important d'avoir un backup

Remarque

ARU2L (le toulibre aveyronnais, le truc d'alex :D ) => essayer de faire des actions avec eux :-) (de l'aligo ? ^^)
Ils ont déjà organisé des concerts de musique libre !

ENSEEIHT

Nouveau directeur N7 en janvier : Jean François Rochon
-> Discuter avec pour être sûr qu'il est toujours ok : alex/id2ndr #293

Conf

Pas de bénévoles dans toutes les salles des conf, mais avec 2 bénévoles respo de chaque thématique très en amont dans l'orga, cela devrait solutionner ce problème.

Logistique

Penser à la clef de la reserve du foy'

Numéro de téléphone

  • 1 seul numéro pour une "astreinte" (numéro de tel matos/NOC/... inutile)
  • Plusieurs numéro pour les ascenseurs ? (ou un seul mais plusieurs personnes qui se répartissent ?)
  • Noter le numéro de téléphone pour l'accès ascenseur ... sur les ascenseurs !!
  • numéros sur le badge : ok, même si ça a peu servi