Bilan¶

Voir le bilan 2013

Organisation générale¶

Communication¶

Points positifs¶

• bonne fréquentation, donc on peut supposer que la comm' a été efficace
• comm' réseaux sociaux dense les dernières semaines
• communication aux intervenants précise et efficace
• inscriptions sur le site internet très pratique
• écran à l'entrée avec twitter et conférences à venir très classe

Points à améliorer¶

• mails prenom.nom@capitoledulibre.org pour les organisateurs

Communication sur l'événement¶

• pas assez d'affiches ni de flyers : trouver un juste milieu
• des listes de discussions non couvertes
• tous les sujets n'étaient pas couverts par les articles de blog
• pas eu de comm' réseaux sociaux pendant l'événement

Suggestion pour le site internet (côté comm')¶

• affichage du programme complet en tableau
• export .ics
• application mobile

Communication interne¶

• mieux communiquer les horaires aux intervenants

Logistique¶

Moyens techniques¶

Repas¶

Sponsoring & Financement¶

Programme¶

Points positifs¶

• programme intéressant et varié
• bon enchaînement des conférences sur le jeu vidéo
• install party (le public semblait content)
• agencement des stands : grand public en bas, progression dans la technique quand on monte
• programme en braille très apprécié

Points à améliorer¶

• un membre de l'orga devrait être présent pour la première conf, comme une keynote qui lance l'événement
• pour la dernière conf également, un membre de l'orga pour conclure, remercier et quitter l'endroit
• thématiques en parallèle vraiment très nombreuses (trop ?)
• track multimedia & bureautique : « trop triste »
• ouverture au public en même temps que le début des confs : pas le temps de faire un tour des stands avant
• faire un affichage en tableau sur le site ou un export ical (voir retours sur le site)
• affichage trop petit sur les salles
• pas assez de programme papier pour le dimanche (500 exemplaires imprimés)
• erratum
  • imprimé à l'arrache, pas très bien fait, en trop petit nombre, pas inséré dans tous les programmes
  • affichage sur les salles non mises à jour
• gestion de salle
  • des conférences ont débordé de leurs horaires
  • difficultés techniques dans certaines salles, notamment bureautique pour le vidéo projecteur
  • pas de bénévole dans la salle bureautique !
• pas d'accès en avance aux PC pour y copier les slides sur les PC mis à dispo
• stands
  • manquait de grilles sur la mezzanine : elles étaient dispos mais pas montées
  • disposition chaises derrière les tables très « entretien d'embauche »
  • stands dans l'install party peu visitée
• on n'a pas fait de projection de films et animes libres

Suggestions en pratique¶

• thématiques & contenu
  • une vraie track multimedia
  • une track jeux libres (pas seulement vidéo)
  • une track culture libre
  • un espace jeux, jeunesse (scratch, lan party, coding goûter, ...) (suggestion par l'École du Future qui seraient partants pour y participer)
• bénévoles
  • désigner un bénévole très en amont respo de chaque track :
    • gère les propositions pour sa thématique
    • accueille les intervenants
    • gère la salle (timing, présentation des intervenants) ou bien délègue à un autre bénévole
  • anticiper le planning des bénévoles gestion de salle (qui peut être celui ou celle qui est respo de la track)
  • désigner un respo stand
    • gère les propositions de stands,
    • établit la disposition
    • accueille les intervenants stands
  • éventuellement un bénévole pour gérer toute la partie programmation, dont les bénévoles respos de track ?
  • continuer à mutualiser toutes la communication avec les intervenants (voir retours comm interne)
• affichage et programme papier
  • on passe à 600 exemplaires
  • impression erratum + nombreux également
  • mise à dispo d'une imprimante le jour J ?
• pour les intervenants
  • une salle de repos et où poser ses affaires
  • un espace partagé pour y déposer les slides avant la conférence