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Emmanuelle numahell, 11/23/2014 11:28 PM


Bilan

Voir le bilan 2013

Organisation générale

Communication

Points positifs

  • bonne fréquentation, donc on peut supposer que la comm' a été efficace
  • comm' réseaux sociaux dense les dernières semaines
  • communication aux intervenants précise et efficace
  • inscriptions sur le site internet très pratique
  • écran à l'entrée avec twitter et conférences à venir très classe

Points à améliorer

Communication sur l'événement

  • pas assez d'affiches ni de flyers : trouver un juste milieu
  • des listes de discussions non couvertes
  • tous les sujets n'étaient pas couverts par les articles de blog
  • pas eu de comm' réseaux sociaux pendant l'événement

Suggestion pour le site internet (côté comm')

  • affichage du programme complet en tableau
  • export .ics
  • application mobile

Communication interne

  • mieux communiquer les horaires aux intervenants

Logistique

Moyens techniques

Repas

Sponsoring & Financement

Programme

Points positifs

  • programme intéressant et varié
  • bon enchaînement des conférences sur le jeu vidéo
  • install party (le public semblait content)
  • agencement des stands : grand public en bas, progression dans la technique quand on monte
  • programme en braille très apprécié

Points à améliorer

  • un membre de l'orga devrait être présent pour la première conf, comme une keynote qui lance l'événement
  • pour la dernière conf également, un membre de l'orga pour conclure, remercier et quitter l'endroit
  • thématiques en parallèle vraiment très nombreuses (trop ?)
  • track multimedia & bureautique : « trop triste »
  • ouverture au public en même temps que le début des confs : pas le temps de faire un tour des stands avant
  • faire un affichage en tableau sur le site ou un export ical (voir retours sur le site)
  • affichage trop petit sur les salles
  • pas assez de programme papier pour le dimanche (500 exemplaires imprimés)
  • erratum
    • imprimé à l'arrache, pas très bien fait, en trop petit nombre, pas inséré dans tous les programmes
    • affichage sur les salles non mises à jour
  • gestion de salle
    • des conférences ont débordé de leurs horaires
    • difficultés techniques dans certaines salles, notamment bureautique pour le vidéo projecteur
    • pas de bénévole dans la salle bureautique !
  • pas d'accès en avance aux PC pour y copier les slides sur les PC mis à dispo
  • stands
    • manquait de grilles sur la mezzanine : elles étaient dispos mais pas montées
    • disposition chaises derrière les tables très « entretien d'embauche »
    • stands dans l'install party peu visitée
  • on n'a pas fait de projection de films et animes libres

Suggestions en pratique

Thématiques & contenu

  • une conférence d'introduction genre keynote, avec un membre de l'orga qui présente l'événement et l'intervenant de la keynote
  • après la dernière conf du dimanche, un membre de l'orga pour conclure, remercier le public et les intervenants
  • une vraie track multimedia
  • une track jeux libres (pas seulement vidéo)
  • une track culture libre
  • un espace jeux, jeunesse (scratch, lan party, coding goûter, ...) (suggestion par l'École du Future qui seraient partants pour y participer)

bénévoles

  • désigner un bénévole très en amont respo de chaque track :
    • gère les propositions pour sa thématique
    • accueille les intervenants
    • gère la salle (timing, présentation des intervenants) ou bien délègue à un autre bénévole
  • anticiper le planning des bénévoles gestion de salle (qui peut être celui ou celle qui est respo de la track)
  • désigner un respo stand
    • gère les propositions de stands,
    • établit la disposition
    • accueille les intervenants stands
  • éventuellement un bénévole pour gérer toute la partie programmation, dont les bénévoles respos de track ?
  • continuer à mutualiser toutes la communication avec les intervenants (voir retours comm interne)

affichage et programme papier

  • on passe à 600 exemplaires ?
  • impression erratum + nombreux également
  • mise à dispo d'une imprimante le jour J ?

pour les intervenants

  • une salle de repos et où poser ses affaires
  • un espace partagé pour y déposer les slides avant la conférence