h1. Bilan

Voir le "bilan 2013":http://toulibre.org/capitoledulibre2013:bilan

Les pads de debrief :

* "Debrief bénévoles":https://lite4.framapad.org/p/cdl2014-debrief

* "retours intervenants":https://lite5.framapad.org/p/cdl2014-retours-intervenants

* "retours public":https://lite5.framapad.org/p/cdl2014-retours-public

Points principaux à discuter :

* budget, financements, sponsor

* lieu, disposition spatiale

* organisation en amont, organisation de la partie programmation

* équipe pour l'année prochaine

h2. Organisation générale

h3. Organisation en amont de l'événement

"le pad de debrief":https://lite4.framapad.org/p/cdl2014-debrief-organisation-amont

* kernel un peu plus étoffé que cdl2013

* liste de discussion utile

* outil de gestion des tâches chili

* site internet pour gérer les propositions

* bons renforts arrivés dans les 3 dernières semaines

* gros travail sur la captation vidéo

h4. Points à améliorer

* toujours pas réussi à bien définir des respos par section : logistique repas, programme, sponsoring, ...

* liste de discussion, vraiment beaucoup de mails ^^

* période vraiment compliquée après la clôture de l'appel à conf, quasiment entièrement géré par guillaume (encore cette année)

** contacter tous les intervenants

** gérer les billets et les résa hôtel

** savoir d'où ils doivent venir

* toujours ce problème de gérer à la fois la comm' et une partie l'orga générale par une seule personne ou presque

* toujours compliqué les réunions à 10 ou 12 (n'est-ce pas)

h4. Suggestions

* découper plus les sections ?

* faire de vrais groupes de travail, qui avancent en parallèle ?

* désigner d'office des respos de groupes ?

* explorer d'autres méthodes que la do-ocratie ?

* ici votre suggestion :)

h2. Communication

h3. Points positifs

* bonne fréquentation, donc on peut supposer que la comm' a été efficace

* comm' réseaux sociaux dense les dernières semaines

* communication aux intervenants précise et efficace

* inscriptions sur le site internet très pratique

* écran à l'entrée avec twitter et conférences à venir très classe

h3. Points à améliorer

* mails prenom.nom@capitoledulibre.org pour les organisateurs

h4. Communication sur l'événement

* pas assez d'affiches ni de flyers : trouver un juste milieu

* des listes de discussions non couvertes

* tous les sujets n'étaient pas couverts par les articles de blog

* pas eu de comm' réseaux sociaux pendant l'événement

h4. Suggestion pour le site internet (côté comm')

* affichage du programme complet en tableau

* export .ics

* application mobile

h4. Communication interne

* mieux communiquer les horaires aux intervenants

h2. Logistique

h3. Moyens techniques

h3. Buvette

rentrées financières (infos Alex) : 546€

h4. Points positifs

* le café et le thé de qualité

* prix thé et café ok

* quantité café et thé ok

* quantité petit déj bénévoles et intervenants ok

* toujours utile la machine à café

h4. Points à améliorer

* gestion de la machine à café, pénurie de café pendant le rush

* consigne verres à mettre plus en avant

* boissons en canette pas fraîches

* plus de petites bouteilles d'eau

* du lait pour le thé / café

* pas assez de diversité pour le manger

* manque de place derrière la buvette

* pas de poubelles recyclage des cannettes

h3. Repas

h4. Points positifs

* pouvoir manger sur place, vraiment pratique

* gestion visiblement plus facile sur le moment

** pas de préinscription donc pas courir après les personnes inscrites qui ne viennent pas au final

** tickets pour le dimanche midi ouvert au public

* mise en place de 2 tables pour 6 personnes pour les repas de samedi et midi

* la paëlla a été appréciée

* idée de l'apéro buffet samedi soir, plus facile à gérer et plus convivial

* alternatives prévues pour les végétariens et autres régimes spécifiques

* les repas au Foy'

h4. Points à améliorer

* les quantités !

** le samedi midi on n'avait pas commandé assez chez bois&charbon, on a dû commander des pizza en plus: environ 110 personnes

** le samedi soir on avait prévu pour 150, prévoir plutôt pour 250 (à vue de nez)

** le dimanche midi c'était ok (paëlla + pizza) : 150 personnes ?

* pizza froides (c'est le problème avec les pizza)

* samedi soir : organiser les tables au centre

* timing : le public a dû partir à 21h30 car le poste secours incendie ne restait que jusqu'à cette heure, c'est un peu dommage

* manquait une liste de restaus dans le quartier pour ceux qui souhaitent manger au dehors

* toujours cette question juridique de vente d'alcool au public : un début de réponse sur "services-publics, Buvettes et bars temporaires avec alcool":http://vosdroits.service-public.fr/associations/F24345.xhtml#N100CD

* proposer la paëlla éventuellement le samedi midi uniquement pour les bénévoles et les intervenants

* idée de camion pizza ou crêpe, même pendant tout l'après-midi ?

h3. Boutique

h4. Points positifs

* l'organisation avec Freewear

* assez de place pour les bénévoles

h4. Points à améliorer

* prix des t-shirts ? certains les ont trouvés chers

* Quelques manques dans les références : des sweats, des tailles M

* diversifier les tshirts : idée de précommande ?

h2. Sponsoring & Financement

h3. Points positifs

* joli dossier sponsoring

h3. Points à améliorer

* pas mal de temps dépensé sur le dossier de sponsoring à pleins de personnes

* dossier de sponsoring envoyé très tard à nos sponsors 2013 et à d'autres

* lien avec les sponsors

* on va être hors budget (bilan financier prévu pour début 2015 ?)

* diversifier nos sources de financement

* billets de déplacement : pour éviter les ndf trop nombreuses, les intervenants n'avancent pas leur billet, c'est toulibre (ou un bénévole) qui paye directement

h3. Suggestions 

* faire un bilan intermédiaire régulièrement ?

* pourquoi pas un respo budget qui travaille avec le trésorier de Toulibre ?

* gérer les remboursements sur le site internet plutôt que sur une page wiki ?

h2. Programme

h3. Points positifs

* programme intéressant et varié

* bon enchaînement des conférences sur le jeu vidéo

* install party (le public semblait content)

* agencement des stands : grand public en bas, progression dans la technique quand on monte

* programme en braille très apprécié

h3. Points à améliorer

* un membre de l'orga devrait être présent pour la première conf, comme une keynote qui lance l'événement

* pour la dernière conf également, un membre de l'orga pour conclure, remercier et quitter l'endroit

* thématiques en parallèle vraiment très nombreuses (trop ?)

* track multimedia & bureautique : « trop triste »

* ouverture au public en même temps que le début des confs : pas le temps de faire un tour des stands avant

* faire un affichage en tableau sur le site ou un export ical (voir retours sur le site)

* affichage trop petit sur les salles

* pas assez de programme papier pour le dimanche (500 exemplaires imprimés)

* erratum 

** imprimé à l'arrache, pas très bien fait, en trop petit nombre, pas inséré dans tous les programmes

** affichage sur les salles non mises à jour

* gestion de salle

** des conférences ont débordé de leurs horaires

** difficultés techniques dans certaines salles, notamment bureautique pour le vidéo projecteur

** pas de bénévole dans la salle bureautique !

* pas d'accès en avance aux PC pour y copier les slides sur les PC mis à dispo

* stands

** manquait de grilles sur la mezzanine : elles étaient dispos mais pas montées

** disposition chaises derrière les tables très « entretien d'embauche »

** stands dans l'install party peu visitée

* on n'a pas fait de projection de films et animes libres

h3. Suggestions en pratique

h4. Thématiques & contenu

* une conférence d'introduction genre keynote, avec un membre de l'orga qui présente l'événement et l'intervenant de la keynote

* après la dernière conf du dimanche, un membre de l'orga pour conclure, remercier le public et les intervenants

* une vraie track multimedia

* une track jeux libres (pas seulement vidéo)

* une track culture libre

* un espace jeux, jeunesse (scratch, lan party, coding goûter, ...) (suggestion par l'École du Future qui seraient partants pour y participer)

h4. bénévoles

* désigner un bénévole très en amont respo de chaque track :

** gère les propositions pour sa thématique

** accueille les intervenants

** gère la salle (timing, présentation des intervenants) ou bien délègue à un autre bénévole

* anticiper le planning des bénévoles gestion de salle (qui peut être celui ou celle qui est respo de la track)

* désigner un respo stand

** gère les propositions de stands, 

** établit la disposition

** accueille les intervenants stands

* éventuellement un bénévole pour gérer toute la partie programmation, dont les bénévoles respos de track ?

* continuer à mutualiser toutes la communication avec les intervenants (voir retours comm interne)

h4. affichage et programme papier

* on passe à 600 exemplaires ?

* impression erratum + nombreux également

* mise à dispo d'une imprimante le jour J ?

h4. pour les intervenants 

* une salle de repos et où poser ses affaires

* un espace partagé pour y déposer les slides avant la conférence

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